Il existe quatre caractéristiques généralement acceptées de la culture organisationnelle. C’est d’abord un phénomène collectif plutôt qu’individuel. Elle se manifeste à travers des valeurs, une éthique, des croyances et des comportements partagés. Le plus souvent, elle se vit au travers de “règles tacites”, c’est-à-dire les normes et attentes d’un groupe.
Elle est omniprésente et ne se limite pas à un seul niveau de l’organisation. Elle se déploie sur plusieurs niveaux et s’applique de manière étendue au sein de l’organisation. La culture peut se manifester de manière visible (comportements collectifs, environnements physiques, rituels de groupe, symboles apparents, histoires et légendes) mais aussi de manière invisible (mentalités, motivations, suppositions implicites).
Durable, la culture s’enracine dans les pensées et actions du personnel, le guidant sur le long terme. Elle se construit à travers des événements marquants et l’apprentissage collectif. Sa persistance s’explique en partie par le modèle ASA (attraction-sélection-attrition). Le modèle ASA est un cadre théorique développé par Benjamin Schneider qui explique comment les organisations peuvent tendre vers une homogénéité culturelle au fil du temps. Voici les trois composantes du modèle :
- Les individus sont attirés par des organisations dont les membres partagent des caractéristiques similaires aux leurs.
- Les organisations ont tendance à recruter des personnes qui “s’intègrent”, c’est-à-dire celles qui possèdent des connaissances, compétences et aptitudes en phase avec celles de leurs membres actuels.
- Au fil du temps, ceux qui ne trouvent pas leur place sont enclins à quitter l’organisation.
Enfin implicite, la culture est reconnue et intériorisée instinctivement par les individus. Elle fonctionne comme un langage silencieux : les employés découvrent la culture organisationnelle en observant les interactions entre leurs collègues.
Dans ce prolongement de ce qu’est la culture, la culture de conformité va désigner l’ensemble des valeurs, des attitudes, des comportements et des pratiques qui assurent que tous les membres d’une organisation respectent non seulement les obligations légales et réglementaires, mais aussi les normes éthiques élevées. Elle doit créer un environnement dans lequel chaque employé comprend l’importance de la conformité et s’engage activement à adopter des comportements conformes, même en l’absence de supervision directe.
Ces facteurs vont participer à la consolidation de la culture organisationnelle qui deviendra de plus en plus résistante au changement et aux influences extérieures.
Une culture de conformité robuste ne se limite pas à l’application stricte des lois et des politiques internes ; elle va plus loin en intégrant ces normes dans le tissu même de l’organisation. Elle transforme la conformité en une partie intégrante de la prise de décision quotidienne et de la stratégie globale de l’entreprise.
Comment promouvoir une culture de conformité ?
La promotion d’une culture de conformité ne se fait pas du jour au lendemain. Elle nécessite un engagement constant de la part de la Direction Générale, du Comité de Direction et l’adoption de pratiques spécifiques.
- Engagement de la Direction : le leadership est essentiel pour instaurer une culture de conformité. Les dirigeants doivent non seulement prôner la conformité, mais aussi la vivre dans leurs actions quotidiennes. Cela signifie adopter une attitude de « zéro tolérance » envers les violations et montrer l’exemple en respectant eux-mêmes les règles établies.
- Formation continue : une culture de conformité nécessite que tous les employés, du plus haut au plus bas niveau, comprennent leurs obligations en matière de conformité. Cela peut être réalisé grâce à des programmes de formation réguliers qui couvrent les réglementations spécifiques à l’entreprise, les politiques internes, ainsi que les risques de non-conformité. La formation doit également inclure des scénarios pratiques pour aider les employés à reconnaître et à répondre aux situations délicates.
- Communication claire : les politiques de conformité doivent être clairement documentées et accessibles à tous les employés. La communication régulière sur les attentes en matière de conformité, les changements réglementaires, et les conséquences des violations renforce l’importance de la conformité dans l’esprit des employés.
- Surveillance et Amélioration Continue : la culture de conformité doit être régulièrement évaluée pour en assurer l’efficacité. Cela peut inclure des audits internes, des enquêtes sur la culture organisationnelle, et des mécanismes de dénonciation anonyme (whistleblowing / lanceurs d’alertes). Les résultats de ces évaluations doivent être utilisés pour apporter des améliorations continues aux processus de conformité.
- Encouragement et Récompenses : reconnaître et récompenser les comportements conformes est un excellent moyen de renforcer une culture de conformité. Cela peut se faire par des incitations, des reconnaissances publiques, ou des opportunités de développement de carrière pour les employés qui démontrent un engagement exceptionnel envers la conformité.
En trois points, tout cela peut être résumé ainsi :
Les flèches indiquent le mouvement et l’interaction continue entre les différentes composantes de la conformité, montrant ainsi que ces éléments doivent fonctionner ensemble de manière fluide.
La culture de conformité est un pilier central de la gouvernance d’entreprise moderne. Elle ne se limite pas à éviter les sanctions, mais vise à instaurer un environnement où l’éthique et l’intégrité sont au cœur des activités commerciales. En investissant dans une culture de conformité, les entreprises non seulement protègent leur réputation et réduisent les risques, mais elles construisent également une base solide pour une croissance durable et réussie. Pour y arriver, la conformité doit être une priorité stratégique, intégrée à tous les aspects de l’organisation.
